出金伝票を領収書の代わりにできたりするものです。
領収書が貰えない
事業の経費とするためには「事業に必要な支出」といった要件があるものです。
その事業に必要な支出の証拠として取っておかなければならないのが、レシートや領収書だといえます。
そんなレシートや領収書は税務調査となった場合には、税務署の担当者の方が確認していくものです。
「シャッ、シャッ。。。」などと領収書をめくっていく効果音が、税務調査では聞こえてきたりするものです。
なので、領収書などを税務署の担当者が確認できないと「証拠がないから架空経費。」などと言われてしまったりもするといえます。
すると、その支出が経費として認められないことにもなったりするのです。
領収書が貰えないなら出金伝票を使う
「領収書を貰えなかった。。。」ということは、場合によってはあったりするものです。
その際には「仕方がないから経費にするのをやめておこう。。。」と考えたりもするかもしれません。
とはいっても、領収書がなければ出金伝票を使っていくといいといえます。
出金伝票は以下のような「領収書の発行が難しい。。。または慣習上貰わない支払い。」のために使われていたりするものです。
- 電車やバスなどの公共交通機関の運賃
- 近距離の移動で、ICカードを利用した場合など。
- 取引先へのご祝儀や香典などの慶弔費
- 結婚式やお葬式の場で領収書を要求するのは現実的ではありません。
- 自動販売機での飲み物の購入
- 来客用や従業員のために購入した場合など。
- 領収書を紛失、または貰い忘れてしまった場合
- 再発行が不可能な場合の最終手段として。
- 割り勘で支払った接待交際費
- 領収書は1枚しかもらえず、じぶんが支払った分を証明したい場合。
このような際には「領収書の代わりに出金伝票で。」と考えて出金伝票を使っていきましょう。
会計ソフトに入力するだけはだめ
出金伝票は「テキトーに書けばいいや。。。」というものではなく、証拠書類としての客観性を持たせるために意識したほうが点もあるといえます。
支払いの事実を具体的に記載する
「いつ」「だれに」「何を」「いくら」支払ったのかを、第三者が見てもわかるように具体的に書いていきましょう。
裏付けとなる資料を添付する
もし、支払いの事実を補完できる資料があれば、一緒に取っておく信頼性が上がるものです。
「慶弔費の場合: 結婚式の招待状、葬儀の案内状」など。
「セミナー参加費の場合: 開催案内やパンフレット」など。
少なくとも「領収書を貰えなかったけど、会計ソフトに入力してあるからOK。」などとしないようにしておきましょう。
領収書を貰えない場合でも、出金伝票が証拠資料になるものですし、その補完資料を取っておくといいものです。
