2022年1月からメールなどで受け取ったPDFなどのデータの「保存方法」が変更となります。
これによって、いままでは紙ベースで行われてきた税務調査も、
PCを見せながらの「データ検索がメインとなっていく。」といえるかもしれません。
税務調査は紙ベースで行われる
税務調査というと、税務署から調査を行いたいという連絡が入ってから、
「総勘定元帳や請求書、領収書等」の書類を用意することから始まるものだといえるでしょう。
そして税務調査当日には、調査官が用意された書類を確認しながら行なういくつかの質問に回答をしていくという流れになっています。
その税務調査当日というのは、調査官に対して納税者と立ち会いを行なっている税理士が「侃々諤々の議論」を行なうというのは多くはありません。
多くの場合には「調査官が黙々と用意された書類を確認している。」ということが税務調査の実態だといえます。
なので、このように税務調査で重要となる「書類を一切保存していない。」などということになると、
「青色申告の取り消し。」といったような罰則を受けることもあります。
なぜなら、税金の申告にあたっては「書類の保存」というものが重要な要件となっているからです。
2022年1月からデータの保存のみとなるものがある
税金の申告に係るような資料は、
「紙にして保存しなければならない。」ということが、申告の基本的な要件となります。
なので、取引先からメールなどでPDFとして送られてきたデータは
「紙に印刷して保存をすることが要件。」となっています。
しかし、このPDFなどとして貰ったデータに関しては2022年1月より法改正が行われます。
その改正の内容とは「データで受け取ったものは、紙に印刷するのではなくデータのまま保存しておく。」というものです。
「データで受け取ったものなんて、改ざんできるのでは。」
ということを考えるかもしれませんが、改ざんをした場合には重加算税という重い罰則を受けることとなるのでやめておきましょう。
メールなどでPDFなどとして受け取ったものは、
「データのままPCやサーバーなどに保存。」をしておかなければなりません。
ただ「データのまま保存しておく」ということに関しては、いくつかのルールが定められているのでこの要件に従う必要があります。
- PCなどのディスプレイで確認ができること
- 改ざんできないシステムを使うか、規程を定めること
- 検索ができるようにしておくこと（取引年月日、取引日時、取引金額をわかるように保存する）
このような要件を満たしながら2022年1月以降は、データで受け取ったものは、
印刷をすることなく「データのまま保存。」することが求められます。
これらのうち「改ざんできないシステム」を使うということは、小規模な事業者では現実的ではないともいえるので規程を作成し、その規程を守るというスタンスでいくことが現実的でしょう。
規程に関しては国税庁HPに雛形があるので、確認しておいてもいいかもしれません。
税務調査でも紙の他にPCを見せる必要がでてくる
税務調査といえば、調査官の経験に基づく勘どころによって、
「んっ。この請求書なんだかおかしいぞ。」といった不正を発見しているものだったりするものです。
このような調査の勘どころというのは、調査官の経験値に基づいて行われるので、
「調査官によって税務調査の濃淡が変わってしまう。」ということが多いものでした。
これが、今回の改正のように「データ検索がメイン」となっていくと、調査官の勘どころによらない、
「データ分析での誤りや不正の発見。」といった調査が行われていくようになるでしょう。
なので、税務調査時にはPCを用意して調査官に見せる必要があるということも起こっていくものになります。
とはいっても「税金なんて払いたくない」というように、
納税意識が低いひとに対しての影響があるというだけで、多くのひとにはそれほど困ることもないでしょう。
税務調査というのは、誤りがあった際には今後にその誤りを正していけばいいでしょうし、
「わざわざ書類を保管しておくためのスペースを確保しておく必要性もなくなる」といえるので、それほど心配しすぎる必要もないといえます。
ただ、データの保存要件には十分に注意をしていきましょう。
※この規定は令和4年度の税制改正大綱で2年間の経過措置が取られることになりました。
