「従業員に横領された。。。」とならないためにも仕組みをつくっていきましょう。
お金の管理は通帳と帳簿を付け合わせる
横領されてしまうひとつのポイントが、
「預金通帳と実際の預金残高が合っていない。」ということだったりもするものです。
「預金通帳がウソの数字に書き換えられていて実際の残高とズレている。」
「試算表などの帳簿だけを見ていて預金通帳を見ていない。」
「そもそも経理周りがわからないから数字を全く見ていない。」といったように。
だからこそ「会計ソフトの預金残だけを見る。試算表だけを見る。経理を避ける。」ということは避けていきましょう。
会計ソフト上の預金の数字だけを見て、
「うちにはこれだけ預金がある。」などと考えてはいけないものです。
「銀行口座にログインをして実際の残高を確認する。」
「通帳の記帳はじぶんでいく。」 「クラウド会計ソフトを使っているなら残高照合などを確認する。」としていけば、妙なズレに気が付きやすくなるといえます。
経理とお金の扱い役をわける
自らが経理を行っていない場合には、
「経理を行うひととお金の引き出しや振込を行うお金を扱うひとをわける。」といったことをしたほうがいいものです。
横領が起きるのは「お金を扱えるひと。」に権限が集中しすぎているからだともいえます。
「銀行に行ってお金を預け入れる。」
「銀行振込を行う。」
「その結果に対する経理を行う。」
ということをひとりの人間が行っていたりするから横領が起こりやすい状態になっているのです。
なので「お金を動かすひと。」と「その結果を経理するひと。」は必ずわけていきましょう。
「うちは配偶者がお金も経理も扱っているから安心。」といっても、その配偶者の方が横領を行っている場合もあったりするものです。
最低でも「お金を動かすのはじぶんで行う。」ということや「担当を経理とお金を扱うひとで2人おく。」といったことを行い横領ができない相互牽制システムをつくり横領を防ぎましょう。
ジョブローテーションは必要
「何年も同じひとが経理とお金を扱えている状態だったから横領が起きた。」というのも少なくないものです。
「十数年にも渡って横領を行っていた経理担当者の〇〇。」といった報道を目にした方もいるものでしょう。
なので、経理やお金を動かすひとは定期的にジョブローテーションしていくべきです。
それこそ、経理的感覚というのはどのような部門で仕事をするうえでも活きていく知識だといえます。
であれば「全ての従業員が経理担当を経験している。」という状態のほうが事業も強くなっていくと考えていきましょう。
「売上は増えていたけど赤字販売を行っていた。。。」といったことも防げるものです。
だからこそ、何年も同じひとに経理やお金の扱いを担当させてはいけないといえます。
すると、横領が起こりにくい会社になっていくのです。
