「2024年1月1日から電子帳簿保存法が義務化される。」といっても、それほど身構えなくてもいいといえます。
書類の保存をデータ化できる電子帳簿保存法
事業を営んでいると、
「申告期限の翌日から7年間。」も帳簿（会計ソフトでつくったもの）や請求書、領収書などの事業を営む上で作成したり受け取った書類を保存しておかなければなりません。
だからか、事業を営んでいる年数が増えるほど「この書類の置き場所をどうしよう。。。」と考えることもあったりするものでしょう。
なので「トランクルームを借りるか。。。」となる事業者の方も少なくないといえるかもしれません。
たしかに、書類を入れておくだけのトランクルームだと、月額数千円程度から借りられたりもするので検討をするのもありだといえます。
2024年1月から電子帳簿保存法が本格始動する
などというように「書類の置き場所が。。。」と感じていたとしても、税法上は7年間の書類の保存を求められているので対策をしなければなりません。
そんな書類の保存を「データで保存してもいいよ。」というのが電子帳簿保存法のひとつの意義だといえます。
データの保存となれば「書類を捨ててしまう。」ということも可能なので書類の置き場所に困らないといえるでしょう。
とはいっても「世の中が電子帳簿保存法で騒いでいる。。。」と感じたりもするものかもしれません。
「2024年1月1日からは電子帳簿保存法が義務化されて事務コストが増える。。。」などといったCMやDMを目にしたりもするものでしょう。
そんな電子帳簿保存法は、大きく3つに分類することができます。
・電子帳簿・電子書類
・スキャナ保存
・電子取引
「電子帳簿・電子書類」に関しては、会計ソフトで作成した帳簿やPCで作成した請求書などをプリントアウトせずにデータのまま保存ができるというものです。
そして「スキャナ保存」については、紙で受け取った書類や作成した書類をスキャンしてデータで保存ができるといった内容になります。
また「電子取引」については、メールで受け取った請求書などのPDFやAmazonなどで買い物をした場合の領収書などを「紙に印刷せずデータで保存しなければならない。」というになります。
義務化されているのは「電子取引」のみ
「電子帳簿保存法は書類が減って楽じゃん。」と感じたりもするものでしょう。
ただ、スキャナ保存に関しては「タイムスタンプのソフトを導入しなければならない。」といったことやいちいちスキャンする手間もあるといえます。
だからか「書類をいちいちスキャンして、有料のタイムスタンプを押さなければならないなんて事務コストが増えるじゃん。」と言われる方々がいるのです。
とはいっても、2024年1月1日から完全施行させる電子帳簿保存法においては「電子帳簿・電子書類」と「スキャナ保存」は任意なので絶対にやらなければならないものではありません。
「書類をいちいちスキャンしてタイムスタンプを。。。」といった心配はしなくてもいいのです。
それでも「電子取引」だけは義務として行なわなければなりません。
なので、データでやり取りした請求書や領収書は受け取った場合も送った場合にも「書類ではなくデータで保存しなければならない。」と意識をしていきましょう。
その保存要件としては、
・改ざん防止措置を取る
・日付・金額・取引先で検索できるようにする
・ディスプレイやプリンタを備え付けえる
ということが必要になります。
「改ざん防止措置を取る必要がある。」といっても、わざわざシステムを導入する必要はなく「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る。」とすればいいのです。
「事務規程なんて。。。」といっても、国税庁のHPにサンプルがあるのでそれを多少アレンジすれば要件を満たせるといえます。
（個人事業者の例）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。
（訂正削除の原則禁止）
保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
業務処理上やむを得ない理由（正当な理由がある場合に限る。）によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存することをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。
一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名
四 取引先名
五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
七 訂正・削除理由
八 処理担当者名
この規程は、令和○年○月○日から施行する。
また「検索できるようにする。」というのも、
PDFなどのタイトルを「20240101（日付）＿55000（金額）＿㈱〇〇商事（取引先）」としてフォルダに格納をすれば要件を満たすことになります。
ただ「これすらも手間だ。。。」となってしまう事業者の方もいるものかもしれません。
そのような声が大きくなったからか、
「社内システムや社内ワークフローの整備が間に合わない。。。」
「人手不足だし、資金繰り不安だし。。。」という場合には、
「義務化されている。」はずの電子取引も、電子帳簿保存法を気にすることなくいままで通り印刷をして書類で保存していいことになっています。
そうすると「事務コストに関しては何の影響もない。」といえるかもしれません。
とはいっても、書類を減らしていきたいニーズがあるのであれば電子帳簿保存法を活用していくのはありだといえます。
