旅費交通費に関しては、税務調査で無用な押し問答とならないように旅費規程などを制定しておくことがいいでしょう。
旅費交通費は不正の温床となりやすいが税務調査では論点とはなりにくい
「出張をしていないにもかかわらず、カラ出張などとして経費計上する。」ということもあるといわれる旅費交通費。
このようなカラ出張などの旅費交通費は、経費にならないので税務調査で指摘されることもあるものです。
とはいっても、従業員や社長自身が、
「小遣い稼ぎを目的としてカラ出張をする。」ということは、それほど多くはないといえるかもしれません。
たしかに「旅費規程」を定めることで、内部資料のみで経費計上ができるのが旅費交通費の特徴だといえます。
しかし、架空の旅費交通費でなければ、旅費交通費が税務調査で指摘されるという場面は少ないといえるでしょう。
旅費交通費とは
旅費交通費とは、どのような支出が該当するのかといえば事業者本人や従業員が業務上必要な出社や取引先への訪問などにかかる経費とだといえます。
具体的には、以下のようなものが挙げられます。
交通手段手段への支出としては、
- 鉄道運賃、航空料金、航路料金、バス代、タクシー代、カーシェア代など
宿泊代としては、
- ホテル、旅館などの宿代
旅費日当としては、
- 出張先での滞在費など
というようなものが該当します。
このように旅費交通費というのは、移動にかかる経費や宿泊代、そして旅費に係る日当などが経費計上することができるものです。
税務調査で指摘されないために旅費規程を導入しておく
旅費交通費といっても、
「どこまでを経費にしていいのか。」といった線引きが難しいということもあるかもしれません。
たとえば、鉄道運賃に関しても、普通料金、グリーン車料金、特急料金などの区分けがされており、
宿泊代についても、ホテルなどのランクの違いや同じホテルでも部屋によって料金に差があるものだといえます。
また、取引先へのルートといっても、
「駅から徒歩で行くのか。」といったことや、
「バスやタクシー、カーシェアリングなどを利用するのか。」で旅費交通費の金額は変わってくるものです。
それらを「支出のたびにどこまでを経費にするのか。」と決めるのは手間なことでしょう。
なので、旅費規程を作成し「その旅費規程に合致していれば経費計上してもいい。」という社内ルールを決めるべきだといえます。
不正などが起こらないようにするためにも旅費規程を定め、さらに旅費規程があることで税務調査での指摘を避けることもできるものです。
また、旅費日当に関しても、旅費規程を定めることで「通常必要なものとして認められる金額」であれば、給与などとして課税されることはありません。
さらに、支給を受けた金額がグリーン車料金で実際には普通席を利用したとしても、その差額を会社に返す必要はないものとなっています。
このように旅費規程を作成している場合には、世の中の常識からかけ離れた高額な規程でなければ税務調査での指摘は少ないといえます。
というように、カラ出張などの不正を社内で防止しながら、適正な旅費規程を作成することによって税務調査での無用な押し問答を避けていきましょう。
