「経理をおこなうならこれはやめよう。」ということはあったりするものです。
現金をおろしに行く
「経理でやめるべきこと。」といえば、ATMに行って現金を引き出すことだといえます。
銀行のATMは、いまだに並んでいることもありますし、行くのをやめていきましょう。
「コンビニのATMのほうが空いている。」ということではなく、現金を使うのをやめていくべきなのです。
現金で支払うと「領収書を入力する。」「銀行から引き出した金額と使った金額と、残金が合わない。」といったことが起こり得てしまいます。
これは経理をおこなっているなかでの手間だと考えていきましょう。
「クレジットカードで支払う。」
「ネットバンキングで振り込む。」
「PayPayを使う。」などと、現金は徹底的に避けていくべきだといえます。
通帳・クレジットカードを入力する
「通帳やクレジットカード明細を見ながら入力する。」といったこともやめるべきだといえます。
「通帳を片手に持ちながら暗記している科目番号で入力。」などということは、もはや経理でのやってはいけないことです。
「ネットバンキングからCSVをダウンロードして取り込む。」
「有料版のChatGPTで写真(jpg)に撮った通帳を、Excel・スプレッドシートに変換する。」
「有料版のGeminiで通帳をPDFにしたものを、Excel・スプレッドシートに変換する。」としてみるといいといえます。
無料版の生成AIだとうまく変換されないので、有料版で試してみるといいかもしれません。
わたしの感覚では「ChatGPTは写真(jpg)の変換がうまく、GeminiはPDFの変換がうまい。」といった印象があるといえます。
「クラウド会計ソフトで連携する。」でもいいでしょう。
「入力するデータが多くなりがち。」だともいえる通帳やカード明細は、データ化して取り込んでいくが鉄則だといえます。
プリントアウト
「経理データを紙にプリントアウトする。」といったこともやってはいけないことです。
税理士という仕事柄か「プリントアウトしたものを見せられて質問を受ける。」ということもあったりするものですが、プリントアウトする必要はないものです。
質問事項であれば、メモアプリに入れておいて、会計ソフトやExcelの該当部分を見せてもらえれば十分だといえます。
「プリントアウトしないと失礼にあたる。」などと考える必要はないものです。
モニターを見せてもらったほうが楽だといえます。
また、ひとり社長が経理データを確認する際にもプリントアウトをするのはやめましょう。
パソコンの使用環境をデュアルディスプレイなどにすれば、モニター上で快適に確認できるものですし、iPadもおすすめだといえるからです。
紙詰まりやすぐになくなるトナーと格闘しなければならず、
せっかくプリントアウトした紙をなくしてしまうこともあるあるなので、プリントアウトは経理のやってはいけないだといえます。
